Let op! U gebruikt een sterk verouderde browserversie.

Deze browser heeft veiligheidsissues en kan niet alle mogelijkheden van deze en andere websites weergeven.
Lees meer over het upgraden van uw browser .

Privacyverklaring FilterNet

Elk bedrijf en elke organisatie moet een administratie bijhouden. Daardoor beschikken ze over persoonlijke gegevens van hun relaties. Die persoonlijke gegevens zijn feitelijk privébezit, namelijk van de persoon die ze betreffen. Vanaf 25 mei 2018 kent de Europese Unie een wet die regelt hoe organisaties om moeten gaan met deze persoonlijke gegevens: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacyverklaring is gebaseerd op deze wet, die omschrijft wat de rechten van de klant en de plichten van de organisatie zijn.

Persoonsgegevens

Allereerst is het goed om te definiëren wat persoonsgegevens precies zijn. Artikel 4 van de AVG beschrijft dit gedetailleerd. Kort samengevat komt het erop neer dat het gaat om alle informatie over een persoon, waarmee je de betreffende persoon direct of indirect kunt identificeren. In de praktijk gaat het om eenvoudige zaken als naam, adres, woonplaats, e-mailadres enzovoort.
Zoals je ziet zijn dit basiszaken die in elke administratie voorkomen. Anders zou een organisatie immers niet weten wie de klanten zijn of hoe zij ze zouden moeten bereiken.
Naast deze persoonsgegevens zijn er ook nog zogenaamde bijzondere persoonsgegevens. Denk dan aan ras, politieke voorkeur of informatie over je gezondheid, maar ook je BSN (Burgerservicenummer). Deze gegevens worden in de wet extra beschermd. FilterNet heeft geen bijzondere persoonsgegevens van haar klanten. Er is één type gegevens dat hier wel dicht tegenaan zit en dat is informatie in de logbestanden van de filterservers. Hier wordt in dit document extra aandacht aan geschonken.

Samenvatting van de privacyverklaring

FilterNet B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten van FilterNet. Het bedrijf is gevestigd op Galvaniweg 14, 8071 SC te Nunspeet. De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de verwerking van de persoonsgegevens. Deze is bereikbaar via fg@isp.kliksafe.nl
Wanneer iemand klant wordt bij FilterNet, worden een aantal persoonlijke gegevens gevraagd. Dit zijn:

  • Naam, adres en woonplaats (optioneel met aanhef/geslacht);
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • IBAN.

 

Wanneer je klant bent, kan FilterNet nog een aantal andere gegevens opslaan. Afhankelijk van de abonnementsvorm kunnen dat zijn:

  • Gebruikersnamen en wachtwoorden (voor e-mail, Gebruikersbeheer, de app);
  • Logbestanden van het internetgebruik, e-mailverkeer;
  • Aantekeningen die gemaakt worden bij contact met het Klantcontactcentrum (tickets) en opnamen van de telefoongesprekken die je had met ons;
  • Statistieken van bezoekers van de website www.filternet.nl.

 

FilterNet bewaart bovengenoemde gegevens alleen voor intern gebruik, bijvoorbeeld om een factuur te kunnen versturen, service te kunnen verlenen of storingen te onderzoeken.
Gegevens van klanten worden nooit verkocht aan derden.

Er wordt niets bewaard van de inhoud van de e-mails die je verstuurt, maar wel naar wie je mailde en de tijdstippen waarop dit plaatsvond.

De filterservers houden logbestanden bij van het internetgebruik. Deze bestanden bevatten IP-adressen. Deze hebben geen directe link met de persoon die dat IP-adres gebruikte, maar koppelen internetgebruik wel aan een locatie (woonadres of je verbinding). Deze logbestanden worden alleen gebruikt voor storingsonderzoeken en het verbeteren van de filterdienst. Slechts een zeer beperkt aantal personen heeft toegang tot deze gegevens en hier gelden strenge regels voor. Deze logbestanden worden maximaal 2 weken bewaard.
De enige uitzondering op de regel om deze bijzondere gegevens nooit aan derden te verstrekken, is een verzoek van de opsporingsdiensten.

Een aantal diensten worden uitbesteed aan andere bedrijven. FilterNet heeft met deze bedrijven een verwerkersovereenkomst opgesteld, waardoor over en weer is afgesproken hoe we omgaan met de privacy van onze klanten.

Privacy op de website van FilterNet

De website van FilterNet maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die door de site op je computer worden geplaatst. Wanneer je onze website bezoekt, vragen we daarvoor toestemming.
Er bestaan drie soorten cookies: functionele, analytische en advertising cookies. FilterNet gebruikt alle drie de soorten.
Door de functionele cookies werkt de site zoals hij moet werken. De analytische cookies zijn van Google Analytics. De informatie in die cookies wordt overgebracht naar een server van Google en daar verwerkt. Zo kunnen we zien hoe de website wordt gebruikt (bijvoorbeeld welke pagina’s populair zijn en veel worden gelezen) en de site waar dat nodig is verbeteren.
Deze samenvatting is niet volledig, maar geeft een indruk van de inhoud van het onderliggende document.

PRIVACYVERKLARING

1. Verantwoordelijke

FilterNet is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten van FilterNet. Het bedrijf is gevestigd op Galvaniweg 14, 8071 SC te Nunspeet. De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de verwerking van de persoonsgegevens. Deze is bereikbaar via fg@isp.kliksafe.nl.

2. Overzicht doelen en grondslagen van de verwerking

Dit is een overzicht van de doelen waarvoor FilterNet persoonsgegevens verwerkt.

2.1. Levering van diensten

FilterNet verwerkt persoonsgegevens in de eerste plaats om de dienst te kunnen leveren. De dienst bestaan uit het leveren en onderhouden van applicaties voor diverse besturingssystemen (internetfilters en aanverwante diensten).

2.2 Technisch beheer

We verwerken gegevens (anoniem) voor het maken van technische en statistische analyses, zodat we bijvoorbeeld op tijd bandbreedte kunnen inkopen. FilterNet heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van deze gegevens voor dit doel. Het gerechtvaardigd belang is gelegen in het kunnen aanbieden en onderhouden van de dienst, capaciteitsproblemen te voorkomen en de klant een optimaal werkend product te kunnen leveren.

2.3 Service

FilterNet gebruikt persoonlijke gegevens om service te kunnen verlenen wanneer een klant belt met een probleem. De verwerking van de gegevens is daarbij nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren waarbij serviceverlening is inbegrepen.

2.4 Facturatie

FilterNet gebruikt persoonlijke gegevens om klanten een factuur te kunnen sturen voor de dienst die wordt afgenomen en vervolgens (waar van toepassing) de verschuldigde abonnementsgelden te kunnen incasseren. De verwerking van de gegevens is daarbij nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren waarin een betalingsverplichting is opgenomen.

2.5 Verkoop

FilterNet gebruikt gegevens over diensten die klanten afnemen voor de eigen afdeling verkoop. Op die manier kunnen we klanten bijvoorbeeld attenderen op nieuwe producten of op een abonnementsvorm die voor de klant mogelijk interessant is. De gegevens worden nooit doorverkocht aan derden. FilterNet heeft een gerechtvaardigd belang om deze gegevens te verwerken. Dit gerechtvaardigd belang bestaat uit marketingactiviteiten om nieuwe en/of passende producten te verkopen aan klanten.

2.6 Communicatie met klanten

FilterNet gebruikt de gegevens om met klanten via e-mail, brief, digitale nieuwsbrief of telefoon te communiceren en om nieuwsbrieven te versturen. Bij het aangaan van het abonnement en in de nieuwsbrief kan je aangeven of je de nieuwsbrief wel of niet wilt ontvangen. De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst. Soms is FilterNet wettelijk verplicht klanten te informeren, bijvoorbeeld bij een tariefswijziging. In dat geval is de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens de wettelijke verplichting die op FilterNet rust.

2.7 Risicoanalyse

Bij het afsluiten van een nieuw abonnement kan FilterNet een interne controle doen om te bekijken of de aanvrager kredietwaardig is. Het voorkomen van betalingsachterstanden en wanbetaling is een gerechtvaardigd belang op grond waarvan FilterNet deze persoonsgegevens verwerkt. Deze persoonsgegevens worden maximaal vijf jaar bewaard.

2.8 Rapportage

FilterNet maakt statistische rapportages aan de hand van klantgegevens, met als doel om te bekijken of bepaalde producten goed lopen of om te bekijken of reclamecampagnes effect hebben. Deze statistieken zijn altijd geanonimiseerd en alleen voor intern gebruik.

2.9 Wettelijke verplichtingen

FilterNet is in een aantal gevallen wettelijk verplicht informatie te geven aan derden. Dit is met name het geval wanneer opsporingsdiensten informatie opvragen in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

2.10 Fraude

FilterNet verwerkt specifieke persoonsgegevens ter voorkoming van fraude. De verwerking van persoonsgegevens ter voorkoming van fraude vindt plaats op grond van een gerechtvaardigd belang van FilterNet.

2.11 Cameratoezicht

FilterNet gebruikt cameratoezicht op de locatie waar het kantoor van FilterNet is gevestigd. Het cameratoezicht dient ter beveiliging van het kantoorpand. Er worden alleen opnames gemaakt van de toegangen tot het kantoor en er worden geen opnames gemaakt van de openbare weg. FilterNet heeft namelijk een gerechtvaardigd belang om het pand deugdelijk te beveiligen. Bij de ingang van het kantoor zijn borden geplaatst waarop wordt aangegeven dat er cameratoezicht plaatsvindt. De camerabeelden worden maximaal vier weken bewaard.

3. Verwerking van persoonsgegevens

In dit hoofdstuk wordt in detail beschreven wanneer en op welke wijze jouw persoonsgegevens door FilterNet worden verwerkt.

3.1. Bij het afsluiten van een abonnement

Wanneer je een abonnement afsluit moet je contactgegevens en enige persoonlijke informatie invullen. Zolang je klant bent, bewaren wij deze informatie. Wanneer je het abonnement hebt opgezegd worden de door jou verstrekte gegevens nog twee jaar bewaard. Dit geldt niet voor gegevens die verbonden zijn met de facturen, deze worden vanwege wettelijke verplichtingen 7 jaar bewaard.

3.2. Bij contacten met het Klant Contact Centrum (KCC)

Als je contact opneemt met het KCC van FilterNet wordt er informatie over dit contact geregistreerd in ons ticketsysteem, gekoppeld aan jouw contactgegevens. Dit betreft zowel een eventueel door jou gestuurde e-mail als een samenvatting van een telefoongesprek.
Dit zorgt ervoor dat we efficiënt ondersteuning kunnen verlenen, ook als je al eerder contact hebt gehad met een andere collega.
Bij FilterNet heeft alleen het KCC direct contact met klanten. Zij hebben daarom toegang tot het ticketsysteem.
Alle informatie wordt bij FilterNet digitaal opgeslagen. Dit zijn de gegevens die medewerkers kunnen inzien:
– Relatienummer
– Naam, adres en woonplaats
– Telefoonnummers en e-mailadressen
– IBAN
– Betaalwijze (incasso of op rekening)
– Gebruikersnaam
– Afgenomen diensten
– Filterinstellingen
– Blokkeringen (in verband met betalingsachterstand)
– Contactgeschiedenis en gespreksnotities van collega’s
– Facturen
– Contracttermijn
– Mailboxnamen
– Orderhistorie
– Correspondentie tussen klant en FilterNet

3.3. Bij wettelijke verplichtingen

Bedrijven moeten hun financiële administratie 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst. Dit geldt ook voor de facturen die werden verzonden naar klanten.

3.4. Voor nieuwsbrieven en mededelingen

FilterNet gebruikt het contact e-mailadres om klanten informatie en nieuwsbrieven te kunnen sturen. Klanten kunnen bij het aangaan van het abonnement en in de nieuwsbrief zelf aangeven of ze de nieuwsbrief willen ontvangen.
Indien het nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met FilterNet, correspondeert FilterNet met klanten via het opgegeven contactadres, bijvoorbeeld over prijswijzigingen. Voor de ontvangst van dit soort informatie kan je je niet afmelden, FilterNet is verplicht jou deze te sturen.

3.5. Voor klantanalyse en marktonderzoek

FilterNet wil graag weten of klanten tevreden zijn over de dienstverlening. Daartoe wordt met enige regelmaat een enquête gestuurd naar klanten van FilterNet.
Incidenteel doet FilterNet marktonderzoek, bijvoorbeeld over de introductie van nieuwe producten.
Marktonderzoek gebeurt anoniem zodat er geen koppeling kan plaatsvinden tussen een klant en de antwoorden op de vragen. Uitzondering is wanneer een klant persoonlijke vragen stelt in de enquête en toestemming geeft om hierover contact op te laten nemen.

3.6. Bij achterstallige betalingen

Wanneer klanten hun facturen niet betalen kan FilterNet de vordering uitbesteden aan een incassobureau. De volgende gegevens worden daarbij verstrekt aan dit bureau:
Contactgegevens, IBAN, het openstaande bedrag, kopie van facturen, een reden van de vordering en indien noodzakelijk de bijbehorende correspondentie.

3.7. Bij bezoek aan ons kantoor

FilterNet heeft ter beveiliging van het kantoor bewakingscamera’s geplaatst. Wanneer je ons kantoor bezoekt, worden er van jou automatisch beelden vastgelegd.
De beelden van deze camera’s worden opgeslagen en maximaal 4 weken bewaard. Wanneer opgenomen beelden iets laten zien wat gerelateerd is aan een incident kunnen ze langer worden bewaard.

4. Delen van persoonsgegevens voor levering dienst

Er worden door FilterNet geen gegevens van abonnees verstrekt aan derde partijen voor de totstandkoming van de dienst.

5. Persoonsgegevens in logbestanden van het filter

De filterservers van het FilterNet Filterplatform registreren welke websites worden bezocht vanaf het IP-adres van een internetverbinding. Het is niet mogelijk om hiermee te achterhalen welke persoon die van deze verbinding gebruik maakt de websites heeft bezocht. Ze worden nooit verstrekt aan derden tenzij geanonimiseerd. De toegang tot deze bestanden is beperkt tot daartoe geautoriseerde personen. Het gebruik van deze specifieke logbestanden is soms nodig om de oorzaak van problemen die in het filter kunnen optreden te achterhalen en het filter te optimaliseren. Hierbij gaat het om de kwaliteit van het geleverde product aan de klanten.
De betreffende bestanden worden maximaal twee weken bewaard.

6. Verwerking van persoonsgegevens van gebruikers van de applicaties

6.1. Bij gebruik van de dienst

FilterNet registreert de basisgegevens (NAW, contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) en IBAN) wanneer je een account aanmaakt voor het gebruik van onze applicaties. Dit is nodig om een factuur te kunnen opstellen en service te kunnen verlenen.
Daarnaast wordt een persoonlijk account met een wachtwoord aangemaakt voor het gebruik van de portal. Deze heb je nodig om de apps te kunnen beheren.

7. Analyse van gebruik van onze website en mailings

De website van FilterNet maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die door de site op je computer worden geplaatst. Wanneer je onze website bezoekt, vragen we daarvoor toestemming.
Er bestaan drie soorten cookies: functionele, analytische en advertising cookies.
Door de functionele cookies werkt de site zoals hij moet werken. De analytische cookies zijn van Google Analytics. De informatie in die cookies wordt overgebracht naar een server van Google en daar verwerkt. Zo kunnen we zien hoe de website wordt gebruikt (bijvoorbeeld welke pagina’s populair zijn en veel worden gelezen) en de site waar dat nodig is verbeteren. Dit wordt gedaan conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer wij een nieuwsbrief versturen kunnen we zien hoeveel klanten het bericht openen en of de lezers van onze nieuwsbrieven ook op links in de mailing klikken. Deze informatie gebruiken we om te kijken of bepaalde artikelen meer of minder worden gewaardeerd. Zo kunnen we de inhoud van onze nieuwsbrieven aanpassen aan de belangstelling van de lezers.
We houden deze voorkeuren niet per persoon bij – alleen het totaal aantal clicks wordt geteld.

8. Delen van jouw gegevens met derden

FilterNet heeft een aantal zaken uitbesteed aan derde partijen – we doen niet alles helemaal zelf. Om dit te kunnen doen, moeten we gegevens delen aan die derde partijen. Om er voor te zorgen dat ook daar jouw privacy is gewaarborgd, hebben we met deze partijen verwerkersovereenkomsten getekend. In dit artikel een overzicht om welke diensten het gaat:

8.1. Werkzaamheden waar derde partijen bij zijn betrokken

– Aanmaken en opslag van facturen
– Incasso
– Software-ontwikkeling voor applicaties
– Analyse van het gebruik van de website
– Het versturen van nieuwsbrieven

Daarnaast verstrekt FilterNet ook in bepaalde andere gevallen gegevens aan derden. Deze zaken werden eerder al genoemd maar worden hier volledigheidshalve nog een keer opgesomd:
– Verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten

9. Klacht

Heb je een klacht of bezwaar over de wijze waarop FilterNet persoonsgegevens verwerkt, dan kun je deze indienen. Stuur je klacht met onderbouwing naar het e-mailadres: fg@isp.kliksafe.nl. Komen we er niet uit, dan heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Recht op inzage, correctie en vergeten worden

In de AVG is het recht op inzage en correctie van persoonsgegevens geregeld. Ook heb je het recht om vergeten te worden als de verwerkte persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt of als je je toestemming intrekt en er geen andere grondslagen zijn voor de verwerking, nadat je het abonnement hebt opgezegd.
Iedere betrokkene heeft het recht om de geregistreerde persoonsgegevens in te zien en te laten aanpassen. Wil je gegevens inzien en/of laten corrigeren, dan kan je contact opnemen met het Klantcontactcentrum, support@filternet.nl
Als je vragen hebt over deze privacyverklaring kan je ook met bovenvermeld adres contact opnemen.